歸檔文件應嚴格按照排列編制好的件號先后順序裝入檔案盒，與歸檔文件目錄中的相應條目排列順序完全一致，保證檢索到文件條目后能對應地查找到文件實體，當利用完畢后能及時準確放回原位。否則，該文件就可能成為“死檔”。
裝盒時，應按照分類方法的不同，將不同類別的歸檔文件裝入不同的檔案盒中。如果不同類別的歸檔文件混裝在同一盒中，必然會造成盒脊項目設置的混亂，同一欄目填寫時內容也會雜亂不堪。
裝盒的具體要求是：不同形成年度的歸檔文件不應放入同一檔案盒；不同保管期限
的歸檔文件不應放入同一檔案盒；分機構(問題)的情況下，不同機構(問題)形成的歸檔文件不應放入同一檔案盒。
裝盒時應注意以下問題：應視文件的厚度選擇適宜的檔案盒，盡量做到文件裝盒后與檔案盒形成一個整體，站立放置時不至于使文件彎曲受損；依次裝盒，一盒裝滿后，順次裝入下一盒即可。
檔案盒封面填寫。封面上應在已有的雙橫線下填寫全宗名稱，即立檔單位機構名稱，全宗名稱必須是立檔單位的全稱或規范、通用的簡稱。
