檔案人員崗位制度
一,認真學習,貫徹和宣傳《檔案法》及其實施辦法,掌握上級有關檔案工作方針,政策,認真執行本校檔案管理各項制度.
二,對本校的各種門類,各種載體的檔案進行集中統一管理確保檔案實體的齊全,完整和準確,系統.
三,對本校各處室形成的各種文件材料,案卷做到收集齊全,分類科學,組卷合理,保管科學和方便利用.
四,編制案卷目錄,卡片,索引,資料匯編等檢索工具.
五,按照上級規定,對到期的檔案及時進行鑒定和處理工作.
六,認真做好檔案資料的保管工作.檔案室做到"七防".對老化,變質和損壞的檔案及時采取補救措施.
七,嚴格遵守保密制度,不失密,不泄密.
八,嚴禁帶無關人員進入檔案室,離開檔案室須關門窗.
九,檔案工作人員調離崗位時,應將工作有關內容逐步移交,并開具移交清單一式二份,經接收人員認真清點,核對無誤,雙方共同簽字移交后方可離崗.
十,檔案室人員平時應注意學習有關檔案業務知識,提高自身素質.
檔案借閱制度
一,本校各業務部門人員,因工作需要,可查閱與本部門工作有關的檔案:其它部門需要查閱檔案的,經校領導批準后,方可查閱;
二,外單位人員查閱檔案,須持縣,團級以上單位介紹信,經分管領導批準后,方可查閱;
三,查閱檔案一律在閱檔室,事先填寫查(借)閱檔案登記冊;外單位借閱檔案,必須持有借閱單位的公函,經學校分管領導批準,并辦理借閱手續后,方可借出,借閱時間不超過一周,確因需要,必須延期的,需辦理續借手續;
四,查閱檔案單位和個人,不得拆散,抽取,涂改,勾畫和改變檔案原貌,對丟失和損壞者要追究責任;
五,閱檔時,應保持安靜,自覺遵守查閱秩序,嚴禁吸煙,確保;
六,因工作需要調離本單位的人員,如有在本校檔案室借閱檔案的,必須辦理歸還手續后,方可辦理調動手續.
一,歸檔文件在進行整理時,首先必須明確幾種情況
下列文件或文本在實體裝訂時,可作為一件:
①正本與定稿作為一件;②法律法規等重要文件的歷次修改稿(包括定稿)可合為一件;③正文與補充說明正文的文字,圖表,數據等附件,原則上為一件(附件頁數多,也可各為一件);④具有保存價值的文件處理單應與正文作為一件;⑤原件與復印件或手抄件,應作為一件;⑥轉發文件與被轉發文件,應作為一件;⑦報表,名冊,圖表類文字材料按其原裝訂方式,一冊(本)作為一件;⑧請示與批復,報告與批示,問函與復函等來往文書,原則上作為一件.如果報請性文件歸檔整理后才收到回復性文件,也可各為一件,并在"歸檔文件目錄"的備注欄中加以說明.
以"件"為保管單位的各文種和稿本的排列順序為:
①正本在前,定稿在后;②正文在前,附件在后;③原件在前,復制件在后;④轉發文在前,被轉發文在后;⑤回復性文件在前,報請性文件在后;⑥結論性材料在前,依據性材料在后;⑦漢文本在前,少數民族文本在后;⑧不同文字的文本,無特殊規定的,中文本在前,外文本在后;⑨文件處理單放在文件前面.
3,文件有多個時間特征
一份文件往往有多個時間特征,包括成文日期,簽發日期,批準日期,會議通過日期,公布日期,發文和收文日期等等.分年度時,一般來說就以文件簽發日期(或落款日期)為準,據以判定文件所屬年度.取消原有的按針對年度歸類的做法,對于計劃,規劃,總結,預決算,統計報表以及法規性文件等內容涉及不同年度的文件,統一規定按文件簽發日期(或落款日期)判定文件所屬年度.
4,跨年度形成的文件
機關單位的某些具體職能活動,如召開會議,處理案件等,跨年度形成的文件,統一在辦結年度歸檔,分類時也都歸入辦結年度.如:①跨年度的會議文件材料,統一歸在閉幕年;②跨年度的案件形成的文件材料,統一歸在結案年;③跨年度的請示與批復,統一歸在批復年,原已分開歸檔的,應在各自歸檔文件目錄備注欄內加以說明;④回顧紀念性文件,歸入定稿或發表年;⑤法規性文件,歸入公布的年度;⑥跨年度的計劃歸開始年;⑦跨年度的總結歸后一年,等等.
5,幾份文件作為一件時,"件"的日期
按照規定,正本與定稿,原件與復制件,來文與復文等也可作為一件,這時判定"件"的日期,應以裝訂時排在前面的文件的日期為準.具體地說,①正本與定稿為一件,以正本為準;②正文與附件為一件,以正文為準;③轉發文與被轉發文為一件,以轉發文為準;④來文與復文為一件,以復文為準;⑤多份文件(如組織關系,工資關系,行政介紹信,學籍材料等)作為一件的,可標起止時間.
6,無落日期的文件要標注日期
此類情況見于內部文件(也叫白頭文件),需要分析文件內容,制成材料,格式,字體以及各種標識,通過對照等手段來考證和推斷文件的準確日期或近似日期,并據此按年度合理歸類.
7,專門年度的分類方法
如果立檔單位相當一部分工作是按照專門年度進行的,如教學等,采用年度分類法時,對這部分工作中形成的文件,就按照專門年度進行分類.如:2002-2003學年的計劃歸入起始年;2002-2003學年的教學工作總結歸入辦結年.
8,臨時機構(如"三講辦","普查辦"等),存在時間不長(即兩年以內),文件材料又比較少,工作雖然跨年度,形成的文件可以不分年度,放在工作結束年度歸檔,如果每年文件數量較多,亦可分散在各個年度內歸檔.
9,保管期限的劃分
原則上參照國家教委1994年施行的《高等學校檔案盒實體分類法》和《高等學校檔案工作規范》,制定出本單位檔案保管期限表.
,凡是反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的,對本機關國家建設和歷史研究有長遠(即50年以上)利用價值的定為保管.它主要包括:
(1) 本機關制定的屬于政策規定性的文件;處理重要問題形成的文件材料;召開重要會議的文件材料;重要的請示,報告,總結,綜合統計報表;機構演變,機關領導人任免等文件材料.
(2) 同本機關產生的重要文件有密切聯系的上級和下級機關的重要文件,上級針對本機關所作的決定,批復,報告和調查研究材料.
(3) 本機關批轉下級報送的重要的具有特殊意義的文件材料.
長期,凡是反映本機關的一般工作活動,在較長時間內(即15—50年左右)對本機關工作有查考利用價值的文件,定為長期保管,它主要包括:
(1) 本機關一般工作問題文件材料;一般會議的主要材料;人事管理工作形成的一般文件材料(如行政介紹信,工資關系等).
(2) 直屬上級機關下發的屬于機關主管業務或非直屬上級機關頒發的針對本機關主管業務,并需要貫徹實行的一般性文件材料.
(3) 下級機關報送的年度工作總結,報告和統計報表等文件材料.
短期,凡是在較短時間內(如15年以內)對本機關有參考利用價值的文件材料列為短期保管.它主要包括:
(1) 本機關一般事務性的文件材料.
(2) 上級機關和同級機關頒發的非主管機關業務但需要參照執行的文件材料.
(3) 下級機關報送的一般性的文件材料.
10,根據本單位的保管期限表,對當年文件材料進行分類時應注意以下幾點:
(1) 原則上不要將不同保管期限的文件混在一起.
(2) 應從一個問題或一組文件材料的重要程度劃定保管期限,不要孤立地按單份文件的重要程度來劃定保管期限.
(3) 一個問題的文件,有保管期限不完全相同的情況,為了保持問題的完整性,可本著就高不就低的原則.
(4) 本機關轉發上級的業務文件,沒有提出具體意見的打印件作短期.
“當時‘文革’剛結束，很多檔案殘缺不全。”接手工作后，杜洪英開始奔走玉環各鄉鎮、部門，不停尋找、清查、整理各類檔案盒。有時為尋得一份材料，她輾轉車輛、步行數里；有時則顛簸乘船、一路嘔吐到達偏遠海島……三年里，杜洪英硬是收齊做全了6000多份材料。
“檔案內的一紙一頁都關系一個人的切身利益。”杜洪英現仍記得，1983年，玉環有100多名轉干企業領導，因單位轉制或破產沒來得及填寫干部履歷，導致應補檔案缺失。當年，在領導和當事人沒有要求的情況下，杜洪英主動跑到縣勞動人事局等部門，事先要到了證明函。
事隔10多年后，先前轉干的企業領導即將退休，卻發現自己的干部身份仍未明確，便決意上訪。得知情況后，杜洪英連夜翻箱倒柜，找到證明函，幫助那100多人明確了身份和待遇。
30年來，為求檔案管理有序準確，杜洪英先后進行了6次大整理，并摸索出單位分類法、四角號碼編目法、姓氏筆劃編目法等一整套全新管理辦法，使玉環7000多份干部人事檔案分類準確、編排有序、目錄清晰、裝訂整齊，通過了全國人事檔案一級標準驗收。
也正是在杜洪英的輔導和幫助下，玉環縣教育局、衛生局和信用聯社等單位的檔案管理水平逐年提高，先后通過了全國人事檔案一級標準驗收。
“檔案室就是我的家，誰會厭煩自己的家呢？”對于有些人眼中枯燥無味的檔案管理，杜洪英有自己的一番理解，“管檔案就像做家務，沒做完總讓人放心不下。”
