檔案數(shù)字化加工業(yè)務總體流程包括：檔案調(diào)卷、整理及著錄、免拆卷、檔案掃描、影像處理、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、完整歸還、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)掛接。
先后順序為：調(diào)卷 > 著錄 > 掃描 > 處理 > 質(zhì)檢 > 歸還 > 備份 > 掛接。在之前的檔案管理數(shù)字化是需要拆卷的，但是現(xiàn)在有專業(yè)的非接觸式掃描設備(比如book2net和iscan系列的產(chǎn)品)可以免拆卷，這就省去了很多的人力物力。
檔案數(shù)字化加工流程及規(guī)范
下面介紹詳細的步驟：
檔案目錄的整理是數(shù)字化加工工作的前提條件，如果沒有正確的檔案目錄，會給后序工作帶來很大麻煩，所以在數(shù)字化加工之前必須有完整且正確的檔案目錄。
對于待加工的檔案，要制作電子目錄。制作途徑有兩種:
(一)，使用數(shù)字化加工軟件的數(shù)據(jù)錄入功能，進行目錄制作。
(二)，使用Excel表格方式制作，目錄模板使用《機關檔案目錄模板》文檔(文檔號為JS121006002)。
如果用戶提供的有紙質(zhì)目錄或電子目錄，我方要認真核對有無錯漏現(xiàn)象，找出錯誤并修正。并修改成與《機關檔案目錄模板》類似的字段標準。對于錯誤或疏漏的修正，具體細則如下：
1，如果用戶提供的目錄和紙質(zhì)檔案不對照的,應該以紙質(zhì)檔案原文內(nèi)容為標準進行錄入，并去除錯誤信息。
2，著錄項相關內(nèi)容錄入要完整，如有不明確或不完整的著錄項需記錄并及時反應給組長，如果目錄中要增加或減少相關著錄字段，要與客戶協(xié)商，并及時向公司技術部反饋。以下著錄項必不可少，且與紙質(zhì)檔案要一一對照：
以“卷”為管理單位的年度、期限、卷號、題名、卷內(nèi)文件序號、卷內(nèi)文件題名、卷內(nèi)文件頁號等。
以“件”為管理單位的年度、期限、件號、頁數(shù)、題名等。
3，如果目錄內(nèi)容有錯(如主題內(nèi)容，文號等)，以紙質(zhì)檔案信息為準，并及時反應給組長，由組長與客戶協(xié)商解決。
4，如遇到較少見的繁體字或不清晰的字體，需向組長反應，不允許擅自解決，所有的繁體字在錄入時應錄入為簡體字。
5, 如遇到無題名的檔案,及時記錄下來，反應給客戶協(xié)商解決。
6，關于順頁;整理著錄的同時，檢查案卷的完整性，是否有缺頁、漏頁、錯編現(xiàn)象，正、副卷標注是否正確，有問題及時反饋。沒有問題時，用2B鉛筆對紙質(zhì)檔案內(nèi)容進行標注頁碼，正面標注在右上方，背面標注在左上方，頁碼字體工整、大小適中。
7，關于分卷問題;檔號保持不變，卷號采用“卷號-卷次”格式，如0025-1、0025-2、0025-3……0025-12、0025-13;如果紙質(zhì)檔案分多卷，但是客戶沒有分卷次的，我們要重新編卷次，增加一條案卷目錄，每個分卷都要對應一條案卷目錄(不能兩個分卷對應一個目錄)。
8，關于補卷問題;漏歸檔的檔案作為補卷插入時，卷號要以實際的紙質(zhì)檔案的卷號為準。如0025-1、0025-A、0025-補、0025A等，我們做目錄時當保持不變。
9，檔號、卷號、件號、頁號中不能出現(xiàn)正反斜杠(\ ,/)，如果發(fā)現(xiàn)要改成中劃線(-)(注意：中劃線錄入時，要使用英文輸入法下的半腳錄入)，日期格式統(tǒng)一采用8位數(shù)字，如20120206，不足8位時補0。
以上問題出現(xiàn)時，及時反饋給組長，由組長和客戶協(xié)調(diào)。
檔案掃描是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成電子文件的過程，掃描的操作順序：
1>導入檔案目錄到(檔案數(shù)字化加工軟件);
2>通過生成計算機磁盤樹型文件目錄結構;
3>開始掃描檔案;
掃描中的操作細節(jié)及要求如下：
1，掃描后的文件存儲格式應為TIFF格式，分辨率為300DPI，以黑白掃描為主，特殊情況下，如掃描照片時，設置顏色為“灰度”。
2，檔案掃描的過程要把檔案紙張放置整齊，避免掃描過程中出現(xiàn)吞紙或者掃描數(shù)據(jù)不完全顯示的現(xiàn)象。發(fā)現(xiàn)檔案漏掃時，應及時補掃并正確插入圖像。發(fā)現(xiàn)掃描影像的排列順序與檔案原件不一致時，應及時進行調(diào)整。
3, 認真填寫紙質(zhì)檔案《掃描登記表》(附件二)，登記移交的檔案數(shù)量、掃描的頁數(shù)，核對每份文件的實際掃描頁數(shù)與檔案整理時填寫的文件頁數(shù)是否一致，不一致時應注明具體原因和處理方法。
4, 掃描過程中如有圖紙或其它原因不能拆分的檔案要用平臺掃描儀進行掃描。(掃描分辨率一般建議選擇≥300dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當提高分辨率。)
影像處理要以視覺清晰、頁面完整為準，對圖像頁面出現(xiàn)偏斜及圖像頁面中出現(xiàn)影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)進行校正和處理。
影像處理時，要保留文件編號與文件頁碼。特殊情況下，如掃描的照片不用進行影像處理。
影像處理的過程中切勿操之過急，為了確保影像確實處理成功了，要務必看到了處理后的效果。如果發(fā)現(xiàn)影像質(zhì)量不符合要求，應重新對圖像進行掃描(初次掃描的圖像要保留)。影像處理過程中應遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。影像處理前的數(shù)據(jù)要保留。
1，逐條檢查每個案卷目錄下的掃描文件，是否打開正常、頁數(shù)是否正確、目錄和掃描文件是否一致。
2，逐頁檢查每個影像文件的傾斜度、清晰度、整潔度、分辨率、格式等。
3，逐頁檢查每個影像文件是否重頁、缺頁、漏頁、頁面信息不完整等。
如果出現(xiàn)以上問題要填寫《數(shù)據(jù)質(zhì)檢表》并及時修改，完成質(zhì)檢后將表提交給組長。組長按《數(shù)據(jù)質(zhì)檢表》二次質(zhì)檢，并對其它數(shù)據(jù)按5%比例抽檢。
檔案裝卷
1，裝訂前對照檔案目錄檢查檔案數(shù)量、內(nèi)容的正確性，檔案目錄是否清晰并與檔案實體相符;
2，檢查盒內(nèi)文檔的各種編號與盒面各項是否相符;檢查文件排列順序是否正確，文件放置方向是否正確;
3，裝卷時一定要再次順頁，若裝卷時除拆卷、掃描人員反應的問題外，發(fā)現(xiàn)文件有缺頁、殘頁，目錄、備考表遺失等其他問題時要及時向轉(zhuǎn)交人員問詢，反應給組長及時解決;
4，裝卷時一定要注意檔案在拆卷前的原貌，不得自作主張，改變檔案裝卷規(guī)則;
數(shù)據(jù)備份
掃描期間組長要備份不同價段的數(shù)據(jù)兩份以上，掃描后備份，質(zhì)檢后備份，全部工程完成后，客戶經(jīng)驗收合格后，進行三種備份
1，將全部數(shù)據(jù)刻錄成DVD光盤備份。
2，將全部數(shù)據(jù)在計算機硬盤上備份。
3，將全部數(shù)據(jù)復制到客戶的檔案服務器上備份。
